Hostelería · Enkarterri (Bizkaia)
Amalurra
Software a medida de gestión de eventos y grupos para hostelería
El cliente
Amalurra Ostatua es un hotel del Enkarterri (Bizkaia) que, además del alojamiento habitual, acoge eventos y estancias organizadas de grupo. Cada evento tiene dos caras que hay que encajar: la del organizador, que necesita saber en todo momento cómo va su grupo, y la de cada participante, que tiene que comunicar sus datos y sus preferencias. Coordinarlas era hasta ahora un trabajo manual.
El reto
La gestión de eventos vivía en hojas de cálculo, cadenas de correo y, sobre todo, llamadas de teléfono. Cada participante tiene sus preferencias y cada grupo sus condiciones, así que la misma información se repetía en varios sitios y era fácil que dejara de cuadrar. Recopilar los datos de todos, mantenerlos al día y responder a la pregunta «¿cómo va mi grupo?» consumía horas del equipo y dependía de que nadie se equivocara al copiar. Y como la información acaba teniendo que salir hacia otros sistemas, cada trasvase manual era una oportunidad más de introducir un error.
Qué hicimos
Desarrollamos un software a medida que digitaliza el evento por sus dos lados: el participante aporta sus propios datos y sus elecciones, y el organizador y el hotel ven en un único sitio el estado del grupo y de cada persona, sin tener que preguntar. El sistema incluye la gestión de habitaciones y la importación y exportación de datos hacia los sistemas externos con los que trabajan, de modo que la información se introduce una vez y viaja sola en lugar de recopiarse a mano.
Tecnologías
Python · FastAPI · PostgreSQL · Next.js · Importación y exportación de datos · Integraciones · Azure
Resultado
La gestión de eventos ya no depende de hojas de cálculo ni de llamadas: los datos los aporta quien los tiene, se recogen una sola vez y tanto el organizador como el hotel consultan el estado del grupo en el momento. Para Amalurra son horas de teléfono y de coordinación que dejan de gastarse, y un paso firme en la digitalización del negocio.